Bestuur
Onafhankelijkheid en onpartijdigheid
Rolscheiding, regels voor belangenconflicten en bestuur van certificeringscommissies.
Onafhankelijkheid is de basis van de RefurbCertified-geloofwaardigheid. Onze regels zorgen ervoor dat commerciële of financiële druk geen invloed heeft op certificeringsbeslissingen.
Betaling ≠ certificering
De vergoedingen dekken de organisatie van audits en het onderhoud van het register. Ze lopen nooit vooruit op de uitkomst. Bij afwijzing kan een gedeeltelijke restitutie van auditkosten van toepassing zijn, conform onze voorwaarden.
Functionele scheiding
Verkoop-, facturerings- en ondersteuningsteams hebben geen toegang tot auditbestanden of stemmen van de certificeringscommissie.
Principes van onafhankelijkheid
- Onpartijdigheid – beslissingen uitsluitend gebaseerd op objectief bewijs
- Competentie — auditors opgeleid en regelmatig beoordeeld
- Transparantie — publieke methodologie en criteria
- Verantwoording – traceerbaarheid van elke beslissing in beheerderslogboeken
Audit / beslissing / commerciële scheiding
Binnen RefurbCertified zijn drie verschillende functionele entiteiten actief:
- Auditdirectoraat - auditoraccreditatie, planning, rapportkwaliteit
- Certificeringscommissie – eindbeslissing, geen hiërarchische link met auditors
- Commercieel directoraat – aanvragen, facturering, geen toegang tot auditaanbevelingen vóór besluit
Vereisten voor auditors
- Eerste RefurbCertified-training en jaarlijkse update
- Verbod op accountantsorganisaties waar zij financiële belangen hebben
- Rotatie van auditors bij verlengingen (behalve gedocumenteerde uitzondering)
- Jaarlijkse verklaring van belangenverstrengeling
- Prestaties worden beoordeeld op rapportkwaliteit, niet op goedkeuringspercentage
Certificeringscommissie
De commissie bestaat uit onafhankelijke deskundigen op het gebied van renovatie, gegevensbescherming en compliance. Voor elk dossier komt het op afstand of persoonlijk bijeen.
- Minimaal drie leden per besluit
- Quorum exclusief aanvrager, toegewezen auditor en commercieel personeel
- Gemotiveerde stem vastgelegd in certificeringsdossier
- Second opinion beschikbaar voor omstreden dossiers
Beheer van belangenconflicten
- Verplichte verklaring van de aanvrager over elke link met een auditor of commissielid
- Automatische nieuwe toewijzing als er een conflict wordt gedetecteerd
- Het is RefurbCertified-werknemers verboden om aandelen te houden in de aanvrager die wordt gecontroleerd
- Jaarlijkse institutionele onafhankelijkheidsverklaring gepubliceerd