Zarządzanie
Niezależność i bezstronność
Rozdział ról, zasady dotyczące konfliktu interesów i zarządzanie komitetem certyfikującym.
Niezależność jest podstawą wiarygodności RefurbCertified. Nasze zasady zapewniają, że żadna presja handlowa ani finansowa nie będzie miała wpływu na decyzje certyfikacyjne.
Płatność ≠ certyfikacja
Opłaty obejmują organizację audytu i prowadzenie rejestru. Nigdy nie przesądzają wyniku. Zgodnie z naszymi warunkami, w przypadku odrzucenia może obowiązywać częściowy zwrot opłaty za audyt.
Separacja funkcjonalna
Zespoły sprzedaży, rozliczeń i wsparcia nie mają dostępu do plików audytu ani głosów komitetów certyfikujących.
Zasady niezależności
- Bezstronność – decyzje oparte wyłącznie na obiektywnych dowodach
- Kompetencje – audytorzy przeszkoleni i regularnie oceniani
- Przejrzystość – publiczna metodologia i kryteria
- Odpowiedzialność — śledzenie każdej decyzji w dziennikach administratora
Audyt / decyzja / separacja handlowa
W ramach RefurbCertified działają trzy odrębne jednostki funkcjonalne:
- Dyrekcja ds. audytu — akredytacja audytorów, harmonogram, jakość raportów
- Komisja certyfikująca — ostateczna decyzja, brak hierarchicznego powiązania z audytorami
- Dyrekcja Handlowa — wnioski, rozliczenia, brak dostępu do zaleceń audytu przed podjęciem decyzji
Wymagania audytora
- Certyfikowane szkolenie wstępne Refurb i coroczna aktualizacja
- Zakaz audytowania organizacji, jeżeli mają one interes finansowy
- Rotacja audytorów w przypadku odnowień (z wyjątkiem udokumentowanego wyjątku)
- Coroczne oświadczenie o konflikcie interesów
- Wydajność oceniana na podstawie jakości raportu, a nie współczynnika zatwierdzeń
Komisja certyfikująca
W skład komisji wchodzą niezależni eksperci w zakresie modernizacji, ochrony danych i zgodności. Spotyka się zdalnie lub osobiście w sprawie każdego pliku.
- Co najmniej trzech członków dla każdej decyzji
- Kworum z wyłączeniem wnioskodawcy, wyznaczonego audytora i personelu handlowego
- Głos motywowany zarejestrowany w aktach certyfikacyjnych
- Dostępna jest druga opinia w przypadku spornych plików
Zarządzanie konfliktem interesów
- Obowiązkowe oświadczenie wnioskodawcy dotyczące wszelkich powiązań z audytorem lub członkiem komitetu
- Automatyczne ponowne przypisanie w przypadku wykrycia konfliktu
- Certyfikowanym pracownikom Refurb zakazano posiadania udziałów w kontrolowanym wnioskodawcy
- Opublikowano roczne oświadczenie o niezależności instytucjonalnej